Informativa Privacy

Informativa sul Trattamento dei Dati Personali ai sensi del GDPR

Ultimo aggiornamento: 26 agosto 2025

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Kiankr S.p.A.

Sede legale: Porta Romana 46 - 20129 Milano
P.IVA/C.F.: IT06252709610
Email: amministrazione@kiankr.com
PEC: execus@legalmail.it
Telefono: +393791745281

2. DATA PROTECTION OFFICER (DPO)

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati contattabile a:

Email: m.galeazzi@soluzioni-azienda.it
PEC: execus@legalmail.it

3. CATEGORIE DI INTERESSATI

La presente informativa si rivolge a:

Clienti diretti (aziende che utilizzano kiankr)
Utenti finali (persone che interagiscono con l'assistente virtuale)
Potenziali clienti (lead e prospect)
Visitatori del sito web
Dipendenti e collaboratori dei clienti

4. TIPOLOGIE DI DATI TRATTATI

4.1 Dati dei Clienti Business

Dati identificativi e di contatto:

Ragione sociale, P.IVA, codice fiscale
Nome, cognome dei referenti aziendali
Email aziendali, numeri di telefono
Indirizzo sede legale e operativa
PEC e codice SDI

Dati contrattuali e amministrativi:

Dati bancari (IBAN)
Storico ordini e fatturazioni
Credenziali di accesso alla piattaforma
Log di utilizzo del servizio
Configurazioni e personalizzazioni

4.2 Dati degli Utenti Finali

Dati raccolti durante le interazioni telefoniche:

Numero di telefono chiamante
Registrazione vocale della conversazione
Trascrizione testuale della chiamata
Data, ora e durata della chiamata
Nome e cognome (se forniti durante la conversazione)
Altre informazioni o dati forniti volontariamente

Dati derivati dall'elaborazione AI:

Intent riconosciuto
Sentiment analysis
Categorie di richiesta
Pattern comportamentali aggregati

5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

5.1 Per i Clienti Business

Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR): per fornire il servizio kiankr
Obblighi legali (art. 6.1.c GDPR): per adempimenti fiscali e contabili
Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR): per prevenzione frodi e sicurezza
Consenso (art. 6.1.a GDPR): per marketing diretto (ove applicabile)

5.2 Per gli Utenti Finali

Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) del cliente business per:
- Fornire assistenza clienti automatizzata
- Migliorare la qualità del servizio
- Gestire richieste e prenotazioni
Consenso (art. 6.1.a GDPR): quando richiesto per trattamenti specifici

6. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

6.1 Finalità Primarie (base contrattuale/legale)

a) Erogazione del servizio kiankr:

Gestione chiamate tramite assistente virtuale
Trascrizione e analisi conversazioni
Integrazione con sistemi CRM del cliente
Generazione report e analytics

b) Gestione del rapporto contrattuale:

Attivazione e configurazione servizio
Fatturazione e pagamenti
Assistenza tecnica e supporto
Gestione reclami

c) Adempimenti normativi:

Obblighi fiscali e contabili (10 anni)
Conformità telecomunicazioni (AGCOM)
Obblighi antiriciclaggio (ove applicabile)
Risposte ad autorità giudiziarie

d) Sicurezza e prevenzione frodi:

Monitoraggio accessi e utilizzo
Prevenzione abusi del servizio
Protezione infrastruttura IT
Backup e disaster recovery

7. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

7.2 Misure di Sicurezza Tecniche

Crittografia TLS 1.3 per dati in transito
Crittografia AES-256 per alcuni dati a riposo
Firewall applicativi (WAF)
Sistemi di Intrusion Detection (IDS)
Autenticazione multi-fattore (MFA) per alcuni profili
Backup ridondanti geograficamente
Monitoraggio 24/7 degli accessi
Vulnerability assessment periodici
Penetration testing annuali

8. NATURA AUTOMATIZZATA DEL TRATTAMENTO

IMPORTANTE

Il servizio kiankr utilizza AI per interpretare richieste vocali, generare risposte appropriate, elaborare dati su elaborazione delle richieste, instradare chiamate e classificare intenti.

Queste elaborazioni hanno natura di SUPPORTO decisionale. Le decisioni finali significative restano di competenza umana.

8.2 Trasparenza Algoritmica

In conformità all'AI Act (Reg. UE 2024/1689):

Sistema classificato: Rischio limitato
Obbligo di trasparenza: Gli utenti sono sempre informati dell'interazione con AI
Diritto di intervento umano: Disponibile su richiesta
Logica del trattamento: Natural Language Processing e Machine Learning

9. CONSERVAZIONE DEI DATI

9.1 Periodi di Retention

Categoria Dati	Periodo Conservazione	Motivazione
Dati contrattuali clienti	Durata contratto + 10 anni	Obblighi fiscali
Fatture e documenti contabili	10 anni	Art. 2220 Codice Civile
Registrazioni chiamate	12 mesi	Controllo qualità
Trascrizioni	12 mesi	Miglioramento servizio
Log di sistema	12 mesi	Sicurezza e forensics
Cookie analytics	14 mesi	Analisi utilizzo

11. TRASFERIMENTO DATI EXTRA-UE

11.1 Principio Generale

I dati sono trattati principalmente all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE).

11.2 Trasferimenti verso Paesi Terzi

Destinatario	Paese	Base Trasferimento	Garanzie
AWS	USA	Decisione adeguatezza	EU-US Data Privacy Framework
Google Cloud	USA	Decisione adeguatezza	EU-US Data Privacy Framework
Twilio	USA	SCC + misure supplementari	Clausole contrattuali standard
Telnyx	USA	SCC + misure supplementari	Clausole contrattuali standard

12. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

12.1 Catalogo dei Diritti (Artt. 15-22 GDPR)

Gli interessati hanno diritto di:

a) Accesso (Art. 15)

Conferma del trattamento
Copia dei dati personali
Informazioni sul trattamento

b) Rettifica (Art. 16)

Correzione dati inesatti
Integrazione dati incompleti

c) Cancellazione - "Oblio" (Art. 17)

Dati non più necessari
Revoca del consenso
Opposizione al trattamento
Trattamento illecito

d) Limitazione (Art. 18)

Sospensione del trattamento
Conservazione senza utilizzo

e) Portabilità (Art. 20)

Ricevere dati in formato strutturato
Trasmissione diretta ad altro titolare

f) Opposizione (Art. 21)

Opporsi per motivi legittimi
Opposizione a marketing diretto (sempre)

12.2 Modalità di Esercizio

Come esercitare i diritti:

Via email: amministrazione@kiankr.com
Via PEC: execus@legalmail.it

Cosa includere nella richiesta:

Identificazione chiara del richiedente
Diritto che si intende esercitare
Dati oggetto della richiesta
Modalità di risposta preferita

12.3 Termini di Risposta

Conferma ricezione: entro 3 giorni lavorativi
Risposta completa: entro 30 giorni
Proroga motivata: massimo 60 giorni aggiuntivi per richieste complesse

13. DIRITTO DI RECLAMO

13.1 Autorità di Controllo

Se ritenete che il trattamento violi il GDPR, avete diritto di proporre reclamo a:

Garante per la Protezione dei Dati Personali

Piazza Venezia 11 - 00187 Roma
Web: www.garanteprivacy.it

14. COOKIE POLICY

14.1 Tipologie di Cookie Utilizzati

Cookie Tecnici (non richiedono consenso):

Sessione: autenticazione utente
Preferenze: lingua, configurazioni
Sicurezza: prevenzione frodi

Cookie Analytics (consenso richiesto):

Google Analytics 4 (anonimizzato)
Hotjar (heatmaps e recordings)

Cookie Marketing (consenso richiesto):

Google Ads (remarketing)
LinkedIn Insight Tag
Facebook Pixel
TikTok Pixel

16. MODIFICHE ALL'INFORMATIVA

16.1 Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata per:

Modifiche normative
Nuove funzionalità
Cambio finalità o modalità
Richieste del Garante

16.2 Notifica Modifiche

Modifiche sostanziali: Email agli utenti Amministratori registrati sulla piattaforma

Modifiche minori: Aggiornamento data sul sito

Responsabilità del Cliente:

Mantenere aggiornati gli indirizzi email degli Amministratori
Informare i propri utenti delle modifiche
Verificare periodicamente gli aggiornamenti

CONTATTI E ASSISTENZA

Per qualsiasi domanda sulla privacy:

Data Protection Officer

Email: m.galeazzi@soluzioni-azienda.it
PEC: execus@legalmail.it

Ufficio Privacy

Email: amministrazione@kiankr.com

VERSIONE E STORICO MODIFICHE

Versione: 1.0

Data pubblicazione: 26 agosto 2025

Ultimo aggiornamento: 26 agosto 2025

La presente informativa è disponibile in formato accessibile su richiesta.